Le code de CALAS/ACSAL se fonde sur le Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) de l'Association canadienne de normalisation (CSA). Le présent code décrit l'engagement de CALAS/ACSAL aux principes du Code type de la CSA et les façons de souscrire à ces principes.

A. Objet : CALAS/ACSAL reconnaît le droit de l’individu à la protection des renseignements personnels et la nécessité d'avoir des pratiques de gestion des renseignements qui respectent les normes nationales. CALAS/ACSAL s'assurera que ses politiques et directives opérationnelles, guidées par les principes du Code de la CSA, régissent la gestion des renseignements personnels de ses membres, donateurs, employés et bénévoles.

B. Champ d’application : Cette politique s’appliquera à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués, qu’ils soient factuels ou subjectifs, à propos d'un individu identifiable au cours d'activités commerciales. La section canadienne de CALAS/ACSAL a la responsabilité de veiller à ce que les individus, les groupes ou organisations, et les entreprises qui ont été approuvés, désignés ou mandatés pour agir pour CALAS/ACSAL, ou en son nom, soient au courant des principes énoncés dans la Politique de confidentialité de CALAS/ACSAL et qu'ils les respectent.

C. Définitions :
I. Renseignements personnels – Renseignements factuels ou subjectifs, consignés ou non. Ces renseignements incluent, sans toutefois s’y limiter, l’âge, le nom, l'adresse, l'adresse de courriel, les antécédents, les renseignements financiers, les numéros d'identification, le revenu, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, les opinions, les évaluations, les commentaires, les mesures disciplinaires, le dossier d’employé, le dossier de crédit, le dossier médical ou des documents relatifs à un différend.
II. Activité commerciale – Toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par nature, y compris la vente, le troc ou la location de liste de donneurs, d’adhésion ou de collectes de fonds.
III. Consentement – Acceptation volontaire de ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être soit explicite ou implicite. Le consentement explicite est expressément donné verbalement ou par écrit. Sans équivoque, le consentement explicite ne suppose aucune inférence de la part de l’organisation qui cherche à obtenir le consentement. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l’inaction de l’intéressé permet raisonnablement de conclure au consentement.
* Tiré du guide « Protection des renseignements personnels : vos responsabilités » portant sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada, décembre 2000.

D. Code de protection des renseignements personnels
1.      Responsabilité – CALAS/ACSAL reconnaît sa responsabilité l'égard des renseignements personnels dont elle a la gestion.

Les renseignements personnels comprennent, sans toutefois s’y limiter, les renseignements présentés sous toute forme (verbale, imprimée ou électronique), tels que l’âge, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, les opinions, les évaluations, le statut social, le dossier de crédit et le dossier relatif à un différend entre l’organisation et un donateur ou un membre.

CALAS/ACSAL s’assurera d’inclure une disposition relative à la protection des renseignements personnels dans ses contrats conclus avec des individus ou des organisations, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la portée de l'organisation. CALAS/ACSAL s’inspirera des principes énoncés dans son Code de protection des renseignements personnels pour le développement, l’administration et l’évaluation quotidiens des renseignements personnels dont elle a la gestion.

En vue d’assurer la conformité de ce Code de protection des renseignements personnels, CALAS/ACSAL doit déléguer une ou plusieurs personnes pour veiller à la mise en place et au respect des principes suivants. Les exigences relatives à ce ou ces candidats doivent être énoncées dans les directives opérationnelles du Code de protection des renseignements personnels de CALAS/ACSAL.

2.      Détermination des fins de la collecte des renseignements – CALAS/ACSAL, et ceux qui sont nommés ou mandatés pour agir pour elle ou en son nom, doivent déterminer les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.

CALAS/ACSAL tentera de documenter et de clarifier les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant et au moment de la collecte. CALAS/ACSAL ne recueillera que les renseignements qu’elle juge nécessaire afin de réaliser les fins auxquelles ils sont recueillis. Toute utilisation secondaire ou optionnelle des renseignements par l’organisation sera identifiée, et les individus auront la possibilité de rejeter ou accepter une telle utilisation de leurs renseignements.

CALAS/ACSAL fera tout en son possible pour assurer que les raisons liées à la collecte des renseignements et à leur utilisation soient présentées dans un langage clair et direct. Elle établira de façon transparente les raisons pour lesquelles ces renseignements sont nécessaires et la façon dont ils seront utilisés. CALAS/ACSAL, et ceux qui sont désignés pour agir en son nom, devront indiquer sur tous les documents servant à recueillir des renseignements les fins auxquelles ceux-ci seront utilisés et ce, de façon compréhensible pour les individus à qui ils sont destinés.

Les méthodes et les procédures utilisées pour assurer que tous les documents servant à cueillir des renseignements personnels sont conformes au « Principe de détermination des fins de la collecte des renseignements » seront énoncées les directives opérationnelles. Ces directives permettront aux personnes de l'organisation d’orienter les demandes de renseignements ou les plaintes relatives aux motifs de la collection vers les personnes compétentes. CALAS/ACSAL reconnaît la diversité des besoins de ses membres et de ses donateurs, et elle en tiendra compte dans ses directives opérationnelles.

3.      Consentement – CALAS/ACSAL et les personnes désignées ou mandatées pour agir en son nom doivent s’assurer que toute personne est informée et consent à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent, à moins qu’il ne soit approprié de le faire.

CALAS/ACSAL a la responsabilité d’expliquer de façon claire, simple et compréhensible les fins auxquelles les renseignements sont destinés et les impacts qui sont rattachés à cette collecte, et d'obtenir le consentement de la personne avant même d'utiliser les renseignements. Cette mention apparaîtra sur tous les formulaires, contrats et documents pertinents mis à la disposition du public par l’organisation. L’adhésion spécifique à ce principe sera énoncée dans les directives opérationnelles.

Le consentement peut être donné de façon explicite ou implicite, selon la situation. Toutefois, CALAS/ACSAL tentera d’obtenir, dans la mesure du possible, le consentement explicite de la personne concernée.

CALAS/ACSAL reconnaît le droit des individus d’empêcher que leurs renseignements personnels ne soient communiqués à d'autres organisations sur une base réciproque dans le but de recueillir des dons. Chaque année, par l’entremise d’un envoi postal, CALAS/ACSAL donnera l’occasion à ses membres et donateurs de retirer leur nom des listes d’échange de renseignements. CALAS/ACSAL ne dévoilera aucun renseignement personnel avant d’avoir permis aux individus de s’inscrire sur la liste d'exclusion.

CALAS/ACSAL reconnaît le droit des individus de retirer en tout temps leur consentement à ce que leurs renseignements personnels soient utilisés. Chaque année, CALAS/ACSAL fournira à ses membres et donateurs la possibilité d’ajouter leur nom à la liste d’exclusion, tandis que tous les trois ans, elle leur offrira de retirer leur nom de la liste de publipostage. Toutefois, ce principe est sujet aux restrictions prévues par une loi et un contrat, moyennant un préavis raisonnable.
Ce principe est exclu dans certaines circonstances comme des enquêtes criminelles, des situations juridiques ou liées à la sécurité, des urgences médicales, ou des incapacités physiques ou mentales. Cependant, CALAS/ACSAL traitera ces situations avec la plus grande prudence.

4.      Limitation de collecte – CALAS/ACSAL doit s’assurer qu'elle ne collecte que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.

CALAS/ACSAL collectera les renseignements personnels de façon honnête et licite et avec le consentement de l’individu. Elle ne recueillera aucun renseignement de façon indiscriminée. Outre les cas où la situation le justifie, elle ne percevra aucun renseignement auprès d'une personne liée à l’individu comme un membre de la famille ou un ami sans le consentement et à l’insu de l’individu.

5.     Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation – CALAS/ACSAL ne doit pas utiliser ou communiquer de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.

CALAS/ACSAL doit s’assurer que le consentement lié à l'utilisation des renseignements personnels est nécessaire uniquement à des fins convenues à l'origine par l’individu. Les fins auxquelles les renseignements seront utilisés doivent être présentées clairement à l'individu. Advenant que des raisons relatives à l'utilisation potentielle de ces renseignements semblent complexes, toutes les options éventuelles en ce qui a trait à leur utilisation devraient être présentées et une option permettant de voir ses renseignements inclus ou retirés devrait être clairement présentée. CALAS/ACSAL s’assurera que toute demande portant sur les fins auxquelles l’organisation utilise les renseignements ainsi que sur les pratiques de communications soit répondue ouvertement et honnêtement.

Les pratiques et procédures de CALAS/ACSAL en matière de conservation des renseignements personnels seront clairement énoncées dans ses directives opérationnelles, et la durée de conservation minimale et maximale de ces renseignements y sera indiquée.

6.      Exactitude – CALAS/ACSAL doit s’assurer que les renseignements personnels dont elle a la gestion sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
CALAS/ACSAL doit permettre aux individus de s’enquérir des renseignements qu’ils ont consenti à lui dévoiler et de les examiner en les rendant facilement et rapidement accessibles après en avoir dûment reçu avis. Les individus auront la possibilité de mettre à jour et de corriger les renseignements personnels désuets ou erronés.

7.      Mesures de sécurité – CALAS/ACSAL doit s’assurer que les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

CALAS/ACSAL doit prendre les moyens nécessaires qu'elle estime raisonnables pour assurer que les renseignements personnels dont elle a la gestion sont protégés contre la perte ou le vol ainsi que contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Les méthodes de protection devraient comprendre, sans toutefois s'y limiter, des moyens matériels et des mesures administratives et des outils technologiques. Les mesures précises seront énoncées dans les directives opérationnelles.

8.      Transparence – CALAS/ACSAL doit mettre à la disposition de toute personne des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

CALAS/ACSAL veillera à ce que ses politiques et procédures relatives aux renseignements personnels soient compréhensibles, transparentes et facilement accessibles sous diverses formes, dont électroniquement et sur papier. De plus, elle mettra les lignes directrices de la CSA à la disposition des gens par l’entremise de son manuel des politiques. CALAS/ACSAL doit s’assurer que ces documents ainsi que les coordonnées des personnes responsables du respect de la Politique de confidentialité demeurent facilement accessibles à ceux qui en font la demande.

9.      Accès aux renseignements personnels – CALAS/ACSAL convient d'informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de leur utilisation et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'état complet des renseignements et d'y faire apporter des corrections appropriées.

Les demandes effectuées par les individus relativement au type de renseignements détenus par CALAS/ACSAL, à l'utilisation qui en est faite et à qui ils sont dévoilés, seront répondues honnêtement et en temps opportun.

Si, dans certaines circonstances, CALAS/ACSAL n’est pas en mesure de fournir un type de renseignement, elle doit expliquer à l’individu les raisons qui l'en empêchent. Les exceptions aux exigences en matière d’accès aux renseignements personnels devraient être restreintes et précises. Elles peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, le coût prohibitif de l’information à fournir, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d'autres personnes, l'existence de raisons d'ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d'ordre commercial exclusives et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire.

10.  Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes – CALAS/ACSAL convient de veiller à ce que toute personne soit en mesure de se plaindre du non-respect des principes ci-dessus en communiquant avec le ou les individus responsables de les faire respecter au sein de son organisation.

CALAS/ACSAL fera tous les efforts possibles pour traiter au vu de tous les demandes et les plaintes relatives à la gestion, la collecte et la divulgation de renseignements personnels.
Elle fera en sorte que les coordonnées des personnes nommées à titre de responsables du respect de la Politique de confidentialité par l'organisation soient facilement accessibles. Dans le cas des documents publics tels que les formulaires d’adhésion ou les brochures, les coordonnées de la personne responsable seront indiquées sur les documents.

CALAS/ACSAL enquêtera sur chaque plainte et prendra les mesures appropriées pour remédier à la situation.